Sonntag, 9. Oktober 2016

Elena Khalezkaya: „Die wichtigste Aufgabe eines Projektmanagers ist es, das Projekt bis zu seinem Abschluss zu bringen, ohne dabei die ursprünglichen Fristen und Kosten zu verändert zu haben“

Sehr geehrte Partner! 

Das anschließen neuer Services sowie die Arbeit mit Serviceanbietern sind unentbehrliche Teile der Arbeit unserer Firma. Sie erweitert die Zahl der Services, die in unseren Terminals angeboten werden. Für eine bessere Organisation dieser Arbeit braucht es ein Bindeglied zwischen den Auftraggebern und den Entwicklern. Ein solches Bindeglied ist der Projektmanager (PM). Diese Person ist es, die den Start eines neuen Projekts und die Schritte und Fristen seiner Erfüllung kontrolliert, Gespräche mit Auftraggebern führt und für die Endergebnisse geradesteht. Darüber, wie die Arbeit eines PMs in unserem Unternehmen aussieht, berichtet uns Elena Khalezkaya. 

Interviewer: Elena, könnten Sie uns erzählen, wie es gekommen ist, dass Sie Projektmanagerin geworden sind? 

Elena: Ich hatte es schon immer genossen, im Team zu arbeiten, mit neuen Menschen zu kommunizieren, Verhandlungen zu führen, und auch Projekte zu organisieren und zu planen. Deshalb habe ich irgendwann einen Projektmanagement-Kurs besucht, um das nötige Fachwissen und die Hintergrundkenntnisse in diesem Bereich zu erlangen. Die neue Tätigkeit hat mich sofort fasziniert. Im Verlauf der Ausbildung habe ich erfahren, wie man Projekte richtig entwickelt, Risikomanagement betreibt, welche Verbindungesarten es zwischen den Teilnehmern eines Projekts gibt und wie man alle Prozesse so organisiert, dass das gewünschte Ergebnis am Ende herauskommt. Bereits wenige Zeit später habe ich selbstständig kleinere Projekte angenommen, sie entwickelt und vorangetrieben. Noch einmal etwas später ging es weiter mit der praktischen Erfahrung an größeren Projekten.


I.: Was sind die Hauptaufgaben eines Projektmanagers?

E.: Üblicherweise ist es dem Auftraggeber egal, wie der Prozess und die Schritte in der Erfüllung der Aufgabe aussehen. Er interessiert sich nur für das Ergebnis. Für genau dieses Ziel ist ein PM gut. Es ist ein Mensch, der das Konzept des Projekts entwickelt, die Projektdokumentation anlegt, die einzelnen Schritte durchplant, die Ausführung durch das Team kontrolliert, auf die Einhaltung der Fristen achtet und den Auftraggeber über den Stand der Dinge zum Projekt informiert. Unsere wichtigste Aufgabe ist es, das Projekt bis zu seinem Abschluss zu bringen, die ursprünglichen Fristen einzuhalten und die Kosten nicht zu übersteigen. Je detaillierter das Endergebnis beschrieben ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, sämtliche Risiken und Feinheiten zu berücksichtigen und die zeitlichen und finanziellen Rahmen nicht zu sprengen. Es gibt aber auch Situationen, die die Fertigstellungsfristen verzögern können. So etwas kann passieren, weil jedes Projekt etwas Neues und Unbekanntes ist, man hat es ja noch nie davor gemacht. 

I.: Womit beginnt der Start eines neuen Projekts im Unternehmen? 

E.: Der Start eines Projekts beginnt mit der Entscheidung über den Anschluss eines neuen Services, dem Skizzieren von Details am Endprodukt und mit der Vorbereitung einer Liste von Aufgaben, die für die Realisierung des Projekts abgeschlossen werden müssen. Sind die Ergebnisse getroffen und die Verträge unterzeichnet worden, beginnen wir mit der Implementation: Wir bereiten die Dokumentation vor, entwickeln den Arbeitsplan und bestimmen die Fertigstellungsfristen. Vor dem Start eines jeden neuen Projekts beantworte ich zwei Fragen: Wie lange wird es in Anspruch nehmen und wie viel wird es kosten? Anschließend muss die Arbeit kontrolliert und die Fristen befolgt, die Ergebnisse weitergeleitet und der Auftraggeber konsultiert werden. Beim Abschluss jedes Projekts mache ich eine Ergebnisanalyse: Ich bewerte, wie stark wir vom Zeitplan abgewichen sind, wenn überhaupt, und was die Ursache dafür war, und überlege, wie wir den Fehler in Zukunft vermeiden können. 

I.: Was ist der schwierigste Teil Ihrer Arbeit? 

E.: Der wohl schwierigste Teil unserer Arbeit sind Änderungen am laufenden Projekt. Es ist nämlich so, dass Änderungen sich meist auf die Abgabefristen des Produkts und auf seine Qualität auswirken, was uns wichtig ist, denn ein hochqualitativer Service steht für uns an erster Stelle. In solchen Situationen ist es wichtig, alle Optionen bei den Änderungen zu identifizieren und sie mit den Auftraggebern abzustimmen. 


I.: Jeder PM ist der Einhaltung der Fristen verpflichtet, genauso, wie ihm der Stand der Aufgaben und der Realisierungsverlauf des gesamten Projekts wichtig ist. Haben Sie eigene Methoden beim Projektmanagement?

E.: Meine wichtigste Methode ist, die gegenseitige Kommunikation sowohl innerhalb des Teams, als auch zum Auftraggeber aufzubauen. Meiner Ansicht nach ist es bei der Interaktion mit Entwicklern nicht richtig eine Aufgabe zu stellen, die Aufträge zu verschicken und seelenruhig auf das Ergebnis zu warten. Man sollten die Aufgaben des Projekts in kleinere Partitionen unterteilen und jede davon abstimmen, auszuführen und festlegen, wie die Schritte zum Endergebnis führen sollen. Es ist wichtig, immer eine Kommunikation mit dem Auftraggeber aufrechtzuerhalten. Denn sobald diese Verbindung verlorengeht, gibt es eine Wahrscheinlichkeit, dass der Auftraggeber ein Ergebnis erhält, das davon abweicht, was er sich vorgestellt hatte. Es ist immer gut, wenn der Auftraggeber in den Prozess involviert und an ihm interessiert ist, weil er das Sagen zum Endergebnis hat und uns beim Aufstellen der Prioritätenliste behilflich sein kann. Mit jedem Lieferanten versuchen wir, ununterbrochen eine Verbindung zu halten, Gespräche und Abnahmeprüfungen durchzuführen, damit im Fall von Änderungen die Auswirkungen auf die Gesamtfrist und die Kosten des Projekts überschaubar bleiben. 

I.: Wie verlaufen die Gespräche mit Auftraggebern und Partnern? Kann man immer zu dem benötigten Ergebnis kommen? 

E.: Hier würde ich die Frage stellen, was man als das benötigte Ergebnis ansehen soll. Wenn wir über Serviceanbieter sprechen, mit denen wir einen Vertrag abschließen, so haben sie oftmals eigene Vorstellungen darüber, was die Kosten für den Anschluss des Services und die Fristen anbelangt, die davon abweichen, was wir uns vorstellen. Dieser gesamte Meinungsaustausch kann sich über zwei-drei Monate hinwegziehen, weil jede Partei ihr Ziel verwirklichen möchte. Sobald es eine Einigung zu den Kosten des Services gibt, beginnen ganz andere Verhandlungen und wir beginnen mit der Abklärung der technischen Fragen, z.B. zu dem Aufbau des User-Interface. Als Beispiel: Bei Gesprächen mit dem Team von Western Union konnten wir sie davon überzeugen, dass unsere Experten mehr Erfahrung in der Interaktion mit Nutzern haben und wir wissen, wie man ein User-Interface eines Terminals aufbauen soll, damit der Service bequemer und verständlicher für den Nutzer ist. Ursprünglich hatten sie aber ganz eigene Vorstellungen zum Design und haben die eigene Meinung konsequent durchsetzen wollen. Kommen Sie denn immer zu dem benötigten Ergebnis? Meistens ja. Es gibt Services, die uns interessant erscheinen oder wo der Anbieter seine Services bei unserem Terminal anbieten muss. Alles wird in einem einzigen Treffen abgestimmt. Es kann aber auch vorkommen, dass der Vertragsunterzeichnungsprozess sich dahinzieht, weil der Vertrag auf Seiten des Auftraggebers in drei verschiedenen Abteilungen abgestimmt werden muss. Wir unsererseits versuchen immer, die Prozesse sehr schnell abzuschließen, den ein neuer Service bedeutet für uns die Vergrößerung der Kundenzahl, und entsprechend die Steigerung der Erträge. 

I.: An welchen Projekten arbeiten Sie denn gerade? 

E.: Im Moment arbeiten wir an dem Anschluss des staatlichen Services Infinity und verbreitern weiterhin unser internationales Servicespektrum, wir arbeiten an dem Anschluss einer externen Kommission für Etisalat und haben Western Union angeschlossen. Wir haben bereits ein Pilotprojekt zu diesen Services gestartet, um die Interaktion der Systeme im Betriebsumfeld auszutesten. 


I.: Wenn Sie sehen, dass die Fristen nicht eingehalten werden können, welche Maßnahmen treffen Sie dann, um das Projekt dennoch zeitnah abzuschließen? 

E.: In erster Linie ist es wichtig, die starken Seiten der Mannschaft zu identifizieren, eine erfolgreiche Kommunikation aufzubauen und dabei zu helfen, dass alle an einem Strang ziehen. Zweitens identifizieren wir das zugrundelegende Problem, wenn wir sehen, dass wir von den gesteckten Fristen abweichen werden, und beheben es. In solchen Situationen hilft uns die Mannschaft des Serviceanbieters. Sie zeigen uns, worauf wir uns in den jeweiligen Schritt lieber konzentrieren sollten und welche Aufgaben die höhere Priorität haben. Das wichtigste ist es dabei, sich auf dem Wichtigsten zu konzentrieren und sich nicht durch Feinheiten ablenken zu lassen. Unser Ziel ist es, das Projekt gut und fristgerecht abzuschließen. 

I.: Was sollten Nutzer unseres Bezahlsystems in Zukunft erwarten? 

E.: Wie wir geplant hatten, schlossen wir den Service von Western Union zur Geldüberweisung an. Zurzeit führen wir Gespräche über den Anschluss staatlicher Services, und zwar bei Kommunalabgaben und behördlichen Services in jedem der Emirate. Wir arbeiten auch weiterhin daran, die Liste der Mobilfunkbetreiber und der bei uns angebotenen Länder zu vergrößern. 

I.: Was würden Sie sagen, über welche Eigenschaften sollte ein Projektmanager verfügen? Was sollte er wissen und können? 

E.: Man muss natürlich das Fachwissen im jeweiligen Bereich besitzen, denn ohne eine Vorstellung über die Funktionsweise des künftigen Produkts oder die Besonderheiten in der Projektführung kann man unmöglich mit guten Ergebnissen rechnen. Das Wichtigste ist ein gutes Gedächtnis, die Fähigkeit, sich auf Details konzentrieren zu können und die Aufgaben je nach Priorität einzuordnen, Verantwortung nicht zu scheuen, seine eigene Meinung vertreten zu können und auf eine Welle mit dem Team und den Auftraggebern zu kommen. Im Zuge der Diskussion eines anstehenden Projekts ist es wichtig, die Möglichkeiten dieses Produkts richtig einzuschätzen und die Wege zu seiner Verbesserung zu identifizieren. Ein PM muss ein Experte auf allen Gebieten sein, denn es gilt eine Vielzahl unterschiedlicher Fragen zu lösen, auch aus dem technischen Bereich.

I.: Elena, vielen Dank für das angenehme Gespräch und die nützliche Information. Jetzt wissen wir schon mehr über die Besonderheiten beim Anschluss neuer Services und beim Management von Projekten in unserem Unternehmen. Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit! 

Mit freundlichen Grüßen, 
Das Team von Taunigma & NT.Payments & InDoor.TV

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